Conversazioni, etichette, speciali, archiviazione e ricerca

Di seguito sono elencate alcune funzioni principali che differenziano Gmail dagli altri principali client di posta.

Conversazioni email anziché più messaggi

Anziché elencare ogni risposta a un messaggio come nuovo messaggio nella Posta in arrivo, Gmail, per impostazione predefinita, raggruppa un messaggio e le relative risposte in una conversazione, che viene elencata solo una volta. Quando si apre una conversazione, tutti i messaggi corrispondenti vengono visualizzati in una pila ordinata che è possibile espandere e comprimere facilmente. Quando arriva una nuova risposta, la pila si ingrandisce e la conversazione viene contrassegnata come non letta, a indicare la presenza di nuovi elementi da leggere. Questo modo di raggruppare i messaggi consente di recuperare rapidamente tutti

i messaggi all'interno di un thread e di ridurre il numero di elementi presenti nella posta in arrivo.

Ecco come viene visualizzata una conversazione nella Posta in arrivo...

...e come viene visualizzata una conversazione aperta:

Suggerimento. Se le conversazioni non fanno per te, puoi disattivare la funzione nelle tue impostazioni di Gmail, nella scheda Generali , in Visualizzazione per conversazione.

Etichette e speciali anziché cartelle

Invece di organizzare i messaggi in cartelle, è possibile organizzare le conversazioni Gmail applicando etichette. La conversazione può restare nella Posta in arrivo e l'etichetta è chiaramente visibile. Di seguito è riportato un esempio:

Come mostrato nell'esempio, se una conversazione riguarda più di un argomento è possibile assegnarle più etichette.

Se desideri spostare una conversazione etichettata fuori dalla Posta in arrivo, devi semplicemente fare clic sul pulsante Archivia. Indipendentemente dal fatto che una conversazione etichettata sia archiviata o meno, puoi elencare tutte le conversazioni con un'etichetta specifica facendo clic sul nome dell'etichetta nel riquadro

a sinistra della Posta in arrivo, in modo simile all'apertura di una cartella di messaggi:

Diversamente da quanto accade con le cartelle, se a un messaggio è stata applicata più di un'etichetta

è possibile recuperarlo facendo clic su una qualsiasi delle etichette. Puoi anche creare una gerarchia di etichette per aggiungere la praticità di una nidificazione simile a quella delle cartelle.

La funzione Speciali fornisce un altro modo di categorizzare e accedere ai messaggi. È sufficiente fare clic sull'icona a forma di stella a sinistra di qualsiasi messaggio per evidenziarlo. A questo punto, per visualizzare tutti i messaggi speciali puoi fare clic su Speciali nel riquadro a sinistra.

Suggerimento. Puoi aggiungere altre forme e colori alle stelle nelle impostazioni di Gmail: fai clic sull'icona

a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra della finestra della posta e cerca la sezione Stelle . Dopo aver configurato le tue stelle, sarà sufficiente fare clic ripetutamente sull'icona a forma di stella per passare dall'una all'altra in sequenza.

Archiviazione online anziché salvataggio sul desktop

Con Gmail non si rischia più di esaurire lo spazio per archiviare i messaggi email. Sono infatti disponibili 25 GB di spazio di memorizzazione online solo per l'email e gli allegati, tutti ospitati su server protetti di Google. Con così tanto spazio a disposizione non è più necessario salvare i messaggi sul desktop in [cartelle personali (file PST)/un archivio email] per liberare spazio su disco, ma è invece possibile archiviare i messaggi online. Devi solo selezionare un messaggio e fare clic su Archivia:

I messaggi archiviati vengono rimossi dalla Posta in arrivo ma successivamente è possibile trovarli facendo clic su Tutti i messaggi nel riquadro a sinistra o utilizzando la ricerca. Puoi anche aggiungere etichette ai messaggi prima di archiviarli, per recuperarli ancora più facilmente.

Suggerimento. Nell'elenco a discesa del riquadro a sinistra potrebbe essere disponibile il link Tutti i messaggi:

Ricerca powered by Google

Gmail offre la stessa potente tecnologia di ricerca utilizzata sul Web per eseguire accurate ricerche per parola chiave di tutti i messaggi e di tutti gli allegati. È possibile eseguire ricerche per parola chiave, etichetta, intervallo di date o molte altre opzioni. Inoltre, se archivi i messaggi, puoi trovare rapidamente qualsiasi messaggio inviato o ricevuto, senza dover creare strutture di cartelle elaborate o dover mantenere nella Posta in arrivo la corrispondenza non desiderata.

Per trovare i messaggi, basta utilizzare la casella di ricerca nella parte superiore della finestra della posta. In alternativa, per perfezionare la ricerca, puoi fare clic su Mostra opzioni di ricerca:

Dovrai quindi compilare un semplice modulo di ricerca per trovare esattamente ciò che stai cercando.