Informazioni di base su Calendar:

Pianificazione, inviti, allegati e stampa



Visualizzazione del calendario


Apri Google Calendar facendo clic sul link Calendar nella parte superiore della finestra di Gmail. Apparirà la visualizzazione settimanale del tuo calendario. Ad esempio:



Per modificare la visualizzazione del calendario, fai clic sulle schede nell'angolo superiore destro della visualizzazione:




.

Pianifica una riunione


Per pianificare una riunione, fai clic sul link Crea evento o semplicemente sulla visualizzazione del calendario.


1. Apri Google Calendar.

2. Esegui una delle seguenti operazioni:


Opzione 1: fai clic su Crea evento in alto a sinistra nel calendario per aprire la pagina dei dettagli dell'evento.



Opzione 2: in alternativa, fai clic su un punto del calendario per creare un evento della durata di un'ora, oppure fai clic e trascina per creare un evento di durata superiore, quindi, digita il titolo dell'evento nella casella. Ad esempio:


Fai clic su Crea evento per pubblicare immediatamente l'evento oppure su modifica dettagli evento per continuare con l'impostazione dell'evento.


3. Immetti i dettagli, ad esempio la ricorrenza, i partecipanti, l'ordine del giorno e un promemoria.

4. Fai clic su Salva.

Invito di partecipanti e immissione dei dettagli della riunione


Se la riunione è già stata pianificata e pubblicata, puoi modificarne i dettagli facendo clic sul titolo della riunione nel calendario:



Nota. Dopo aver immesso tutti i dettagli della riunione, fai clic su Salva nella parte inferiore della pagina dei dettagli della riunione.



Per invitare i partecipanti:


1. Apri la riunione.

2. Fai clic sulla scheda Trova un orario:



3. Nella scheda Trova un orario, fai clic su Invitati, quindi immetti le prime lettere del nome completo di un partecipante per cercarne l'indirizzo nella directory aziendale. Seleziona il partecipante per aggiungerlo all'elenco Invitati:



Importante.


  • Se l'amministratore ha impostato dei gruppi per il dominio, puoi aggiungere l'indirizzo di un gruppo (mailing list) all'elenco dei partecipanti. In alternativa, puoi creare il tuo gruppo di contatti nei contatti personali. Fai clic su Contatti nella parte superiore della finestra di Calendar.

  • Se copi e incolli un elenco di partecipanti da un'altra origine (ad esempio un documento) assicurati di separare i singoli indirizzi con una virgola. Il punto e virgola non è supportato.


4. Verifica la disponibilità dei partecipanti. Nella scheda Trova un orario sono specificate le informazioni sullo stato di disponibilità dei singoli dipendenti. La casella blu rappresenta l'ora stabilita per la riunione:



Se necessario, utilizza le opzioni di data e ora sopra la scheda per modificare l'ora della riunione o, più semplicemente, trascina la casella blu su un orario in cui tutti i partecipanti sono disponibili.


Suggerimento. Per mostrare o nascondere le riunioni di un partecipante, fai clic sul suo nome nell'elenco Invitati per deselezionarlo:



5. Puoi consentire o impedire ai partecipanti di invitare altre persone al tuo evento o di visualizzare chi altri
è stato invitato, selezionando le opzioni sotto l'elenco Invitati:



6. Per eliminare un partecipante, fai clic sulla croce blu accanto al suo nome:



7. Fai clic su Salva.


Ti verrà chiesto di confermare se desideri inviare gli inviti ai partecipanti. I partecipanti possono rispondere all'invito alla riunione e lasciare i propri commenti.



Per prenotare una sala o un'altra risorsa per la riunione:


1. Apri la riunione.

2. Fai clic sulla scheda Trova un orario:



3. Nella scheda Trova un orario fai clic su Sale riunioni e altro, quindi esegui una delle operazioni seguenti:


  • Iniziare a digitare una parte qualsiasi del nome della sala o della risorsa nella casella del filtro. Viene visualizzato un elenco di risorse corrispondenti. Ad esempio:


  • Fai scorrere l'elenco per individuare la sala o la risorsa che desideri prenotare. Ad esempio:


Suggerimento. Per visualizzare le sale che sono già state prenotate, deseleziona la casella di controllo Mostra solo disponibili. Le sale disponibili sono contrassegnate da un indicatore verde, quelle non disponibili da un indicatore rosso:


Disponibile:

Non disponibile:


5. Per prenotare una risorsa o vedere tutti gli orari in cui è disponibile o occupata, fai clic su Aggiungi.
Se devi cambiare l'orario della riunione, utilizza le opzioni di data e ora sopra la scheda Trova un orario.

6. Fai clic su OK.


Per impostare un promemoria per la riunione:


1. Apri la riunione.

2. In Promemoria, scegli il tipo di promemoria che desideri (popup o messaggio email) e quando desideri riceverlo:



Per aggiungere altri promemoria, fai clic su Aggiungi un promemoria.



Per impostare una riunione ricorrente:


1. Apri la riunione.

2. Seleziona la casella di controllo Ripeti:



3. Seleziona le opzioni nella finestra di dialogo Ripeti:



4. Fai clic su Fine.

Allegare un file a un invito a una riunione


Per allegare un file a un invito per una riunione, puoi aggiungere un link al file sulla tua Intranet o un link a un documento che hai creato o caricato in Google Documenti. Tieni presente che Google Calendar attualmente non consente di allegare direttamente i file agli inviti per le riunioni.


Per allegare un documento di Microsoft Office o un file PDF, caricalo prima in Google Documenti (se preferisci puoi convertirlo nel formato Google Documenti), quindi aggiungi al tuo evento l'URL generato da Google Documenti per il documento.


Se Labs di Google Calendar è abilitato per il tuo dominio:


1. Apri la riunione.

2. Copia e incolla l'URL per il documento nel campo Descrizione:



Se Labs di Google Calendar non è abilitato:


1. Assicurati che il lab di Calendar Allegati evento sia abilitato: fai clic su Impostazioni > Labs.

2. Apri la riunione.

3. Nei dettagli della riunione, fai clic su Aggiungi allegato per aprire il tuo elenco di documenti di Google Documenti.

4. Seleziona uno o più documenti e fai clic su Seleziona.


Il tuo allegato viene aggiunto all'invito. Di seguito è riportato un esempio di invito a cui sono allegati una presentazione Google e un documento di Microsoft Word precedentemente caricato in Google Documenti:



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Nota. In alternativa, puoi aggiungere gli allegati utilizzando uno dei metodi seguenti:


  • Invia l'allegato ai partecipanti in un messaggio email separato.

  • Pianifica l'evento in Gmail: scrivi un nuovo messaggio e allega il file. Fai clic su Invito e immetti le informazioni sull'evento. Per prenotare una sala, tuttavia, dovrai prima creare un invito separato sul tuo calendario, quindi aggiungere le informazioni al tuo messaggio email prima di inviare l'invito.




Stampa del calendario


1. Assicurarsi che i calendari che si desidera stampare siano selezionati nell'elenco sotto "I miei calendari". In caso contrario, seleziona i calendari per evidenziarli.

2. Nella parte superiore del calendario, seleziona la visualizzazione da stampare, ad esempio Giorno
o Settimana, quindi fai clic su Stampa.



Nella finestra Anteprima di stampa calendario, puoi selezionare la dimensione del carattere, l'orientamento della pagina e altre opzioni.


3. Seleziona le opzioni che desideri e fai clic su Stampa.